1.jelaskan persiapan yang perlu dilakuakan dalam menerima telepon ?
  -  Angkat dan jawab panggilan yang masuk sebelum dering ke tiga.
  - Saat menerima telepon, usahakan selalu dengan suara yang hangat dan penuh antusia.
  - Ketika menjawab telepon, sambut penelepon dengan sopan dan ramah
  - Ucapkan setiap kata dengan jelas.
  - Atur bahasa yang di gunakan dengan baik.
  - Usahakan agar suara dan kosa kata selalu positif.
  -  Tuliskan pesan dari penelepon dengan lengkap. Jika ada sesuatu yang kurang  paham atau ejaannya kurang dimengerti seperti nama, alamat mintalah dengan sopan untuk mengulang kembali
- Selalu tanyakan pada penelepon, apakah tidak keberatan untuk menunggu sebentar saat kita menyambungkan dengan orang yang dituju, dan jangan melupakan orang yang menunggu di saluran tersebut.
- Pastikan panggilan telepon bisnis kita dijawab dalam setiap deringan dan dijawab dengan cara yang profesional.

2.jelaskan hal-hal yang perlu diperhatiakan ketika menerima telepon?
   1).caring > memeperhatikan,mendengar dan mencatat masalh penelepon/konsumen
   2).commited > tidak melempar masalh kepada orang lain /harus merasa terkait dengan             organisasi
   3).confident > penuh keyakinan dalam menghadapi masalah/tidak beloh bersikap rendah           diri
   4).considerate > bersahabat,menolong dan mengerti emosi penelopon
   5).controlled > tidak terbawah emosi pada saat menelepon/tetep bersikap selalu                         membantu dalam mengatasi masalah
   6).creative > mempu menemukan cara yang efektif dalam bekerja
   7).contaglous > menebar kegembiraan dan antusias pada penelepon

3.berikan contoh sapaan pembuka ketika ada telepon masuk dan pada saat melakuakan          panggilan telepon ?
 *saat telepon masuk `selamat pagi dari PT. Cinta sejahatera disini`
*saat melakukan panggilan `Selamat siang saya jono dari PT. galau fans` dapat berbicara dengan bapak joni? `

4.jelaskan persiapan yang perlu dilakukan dalam hal menelepon?
   a).siapakan nomor yang akan dituju
   b).siapkann peralatan seperti kertas dan ballpoint
   c).catatlah hal penting yang akan disampaikan

5.bagaimana tata cara menelepon jika ingin menyambungkan untuk pimpinan?
   1).tekan nomor yang dituju
   2).bila terdengar sudah diangakat ucapkan salam
   3).pastikan nomor yang dituju tepat
   4).menyampaikan identitas diri
   5).memastikan orang yang dituju adalah pimpinan

6.sebutkan 2 kesalahpahaman dalam bertelepon dan bagaimana menghindari                            kesalahpahaman tersebut ?
-Pahami tentang komunikasi
- Pahami dan rangkul perbedaan
- aktif mendengarkan
- perbaiki cara bebicara

7.sebutkan 5 etika yang harus dilakukan dalam berkomunikasi melalui telepon?
   1.Berbicara dengan suara yang jelas, dalam arti suara tidak kecil maupun tidak terlalu kencang.
   2.Tidak berbicara terlalu cepat maupun terlalu lambat.
   3.Saat berbicara dengan lawan bicara maupun saat mendengarkan lawan bicara, mata kita harus saling melihat, sehingga tidak terkesan malu ataupun tidak mendengarkan lawan bicara.
   4.Berbicara seperlunya, tidak panjang lebar tanpa arti yang jelas ataupun berputar-putar (berbelit-belit)
   5.Memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk berbicara, sehingga tidak terkesan mendominasi berbicara.
   6.Jangan menyela atau memutus pembicaraan lawan bicara apabila lawan bicara kita belum selesai berbicara, karena itu akan membuat lawan bicara kita tiak senang dan tidak dihargai.
   7.Dalam berkomunikasi diharapkan menjaga emosi kita, yaitu jangan sampai terbawa emosi sehingga marah-marah kepada lawan bicara.

8.sebutkan 5 kesatuan dalam bertelepon ?
   - Mengucapkan salam dan memperkenalkan diri terlebih dahulu.
   - Menggunakan bahasa yang formal, baik,dan sopan.
   - Tidakberbicara dengan orang lain selagi menelepon.
   - Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah  permen.
   - Berbicara tidak terlalu banyak basa basi.

9.sebutkan tata cara dalam mencatat pasan
   1.siapkan kertas dan pulpen
   2.ulangi isi /grafis agar terhidar dari kesalah pahaman
   3.pesan dapat berupa bagan agar lebih praktis.

10.bagaimana cara mengakhiri pembicaraan saat menelepon dan saat menerima telepon?         Dan berikan contohnya?
- mengakhiri pembicaraan telepon
  mengucapkan salam dan terimakasih `Terimakasih atas perhatiannya,Selamat Siang`
- mengakhiri pembicaraan telepon yang masuk
  mengucapkan salam kembali dan ucapan terimakasih "Terimakasih kembali,Selamat Pagi juga

MESIN KANTOR

1.MESIN DIKTE

A.CARA PENGGUNAAN
       Cara menggunakannya adalah dengan memastikan bahwa ada kaset untuk menyimpan data rekamannya dan bila sudah siap untuk merekam, tinggal menekan tombol record untuk merekam suara. Apabila ingin mendengarkan kembali suara tinggal menekan tombol Playback.
B.PEMELIHARAAN
      Ditaruh di tempat yang aman supaya mesin tidak hilang ataupun rusak. Selalu pastikan agar mesin tidak terlalu kotor dengan membersihkan debu-debu yang menempel yang dikhawatirkan bisa merusak salah satu bagian mesin. Memberi perlindungan seperti chasing kulit supaya apabila jatuh terbentur bisa diminimalisir kerusakannya.

2.MESIN PENOMOR

A. CARA KERJA
      Cara menggunakan mesin penomor sangat mudah. Pada intinya, ada tiga langkah utama yang perlu dilakukan untuk mempergunakan mesin penomor. Langkah menggunakan numbering machine, yakni :
1. Pemberian tinta, caranya :
     - Tangkai ditekan ke bawah, lalu bantalan tinta dilepaskan dengan cara memakai fixing.  lever.
     - Bantalan tinta diberi tinta khusus, yakni numbering machine ink atau duplicator ink.
2. Pengatur nomor pertama, caranya :
     - Tangkai mesin ditekan ke arah bawah, dan geser kunci penyangganya agar tangkai tertakan pada posisi di bawah. Sementara alasnya harus menghadap ke arah muka kita.
3. Pembuatan nomor, caranya :
     - Menyiapkan kertas yang akan diberikan nomor. Untuk bisa mendapatkan hasil yang baik, sebaiknya kertas diberikan alas.
     - Tekan handle ke arah bawah, dan setelah itu ujung plat penunjuk di tempatkan pada garis nomor yang tepat.
B. PEMELIHARAAN
       memelihara mesin penomor:-selalu dibersihkan dengan kain halus untuk menjaga agar tidak mudah berkarat.

3.MESIN ASAHAN PENSIL

A.CARA KERJA

Cara Penggunaan
- Hidupkan Mesin Tik
- Putar ke atas pemandu kertas dan menempatkan selembar kertas belakang roller.
- Gulung kertas ke tempatnya.
- Tekan tombol di ujung roller untuk membebaskan kertas untuk penyesuaian kecil.
- Sesuaikan kertas dan tekan tombol lagi untuk mengencangkan roller.
- Mengatur spasi baris dengan tuas kunci di atas mesin tik atau belakang roller.
- Tempatkan tangan Anda pada tombol, dengan jari telunjuk Anda pada tombol F dan J dan jari ke-lingking Anda pada tombol A dan titik koma.
- Ketik tepat dan sengaja sampai Anda mendengar bel marjin (jika ada).
- Dorong tuas carriage return dari kiri ke kanan, atau tekan Enter pada mesin tik listrik, dan mulai mengetik lagi.
- Lanjutkan sampai Anda mencapai bagian bawah kertas.
Jika Anda membuat kesalahan, gunakan cairan koreksi atau menghapusnya (jika Anda menggunakan kertas dihapus) dan jenis atas kesalahan.
Ulangi dengan selembar kertas baru.


B. PEMELIHARAAN
     Bersihkan setiap hari, agar mesin tidak berdebu & tidak rusak.

4.MESIN ASAHAN PENSIL

A. CARA KERJA
     Serutan Pensil / Pencil Sharpeners merupakan alat yang digunakan untuk meruncingkan ujung pensil, alat ini selalu dibawa oleh anak sekolah khususnya SD yang masih menggunakan pensil dalam menulis pelajaran. CARA KERJA alat ini cukup sederhana, caranya dengan memasukkan pensil ke lubang rautan dan kemudian memutar pensil searah jarum jam sampai pensil menjadi runcing.

B. PEMELIHARAAN
     dibersihkan jika kotor, taruh ditempat yang aman, dan tidak sembarangan

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
       Teknologi PerkantoranDi era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran sangat di butuhkan. Terutama pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan mereka. Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan, di butuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan dalam hal mengoprasikan peralatan perkantoran sebagai alat bantu kerja.Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka menimbulkan beberapa dampak, berdampak negatif ataupun positif merupakan sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat serta perlatan (mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efisiensi kerja (JobEfficiency). Maka dengan perkembangan ini kita semestinya bisa menggunakan dan memanfaatkan dengan baik, tepat, serta cepat, agar dalam penggunaan alat kantor ini kita memiliki keterampilanyang optimal dan menggunakannya sesuai fungsinya masing-masing

PERANAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
       Peranan Teknologi InformasiTeknologi perkantoran sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.Padahal masalah yang dihadapi oleh manajer administrasi lebih besar karena teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yanglebih baru. Oleh sebab itu, manajemen kantor yang meliputi; pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.

DAMPAK POSITIF :
1.Internet sebagai media komunikasi, merupakan fungsi internet yang paling banyak digunakan dimana setiap pengguna internet dapat berkomunikasi dengan pengguna lainnya dari seluruh dunia.
2.Media pertukaran data, dengan menggunakan email, newsgroup, ftp dan www (world wide web – jaringan situs-situs web) para pengguna internet di seluruh dunia dapat saling bertukar informasi dengan cepat dan murah
.3.Media untuk mencari informasi atau data,perkembangan internet yang pesat, menjadikan www sebagai salah satu sumber informasi yang penting dan akurat.
4.Kemudahan memperoleh informasi yang ada di internet sehingga manusia tahu apa saja yang terjadi.
5.Bisa digunakan sebagai lahan informasi untuk bidang pendidikan, kebudayaan, danlain-lain
6.Kemudahan bertransaksi dan berbisnis dalam bidang perdagangan sehingga tidak perlu pergi menuju ke tempat penawaran/penjualan.

DAMPAK NEGATIF :
1.Mengurangi sifat sosial manusia karena cenderung lebih suka berhubungan lewat internet daripada bertemu secara langsung (face to face).
2.Dari sifat sosial yang berubah dapat mengakibatkan perubahan pola masyarakat dalam berinteraksi
3.Kejahatan seperti menipu dan mencuri dapat dilakukan di internet (kejahatan juga ikut berkembang).
4.Bisa membuat seseorang kecanduan, terutama yang menyangkut pornografi dan dapat menghabiskan uang karena hanya untuk melayani kecanduan tersebut.